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CINCO ASPECTOS CLAVES PARA LA GESTIÓN ESTRATÉGICA DEL PRESUPUESTO

30 DE MARZO DEL 2021

POR CHRISTIAN FONSECA

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«La gestión estratégica de presupuesto es clave para obtener el éxito en la planificación e implementación empresarial, por lo que una visión integral y de conocimiento 360° del negocio, mercado y partes interesadas resulta fundamental para la consecución de objetivos planteados»

 

I. Introducción

La palabra presupuesto conlleva generalmente a las personas a conceptualizar en la mente la elaboración de un sistema complejo de gestión de dinero, inclusive puede simbolizar una herramienta de control de gastos.

Ambas percepciones son factiblemente ciertas de acuerdo a cómo se plantee, sin embargo, hoy en día la realización de un presupuesto debe de ser coherente con la gestión estratégica establecida, lo que implica no solo el control y seguimiento presupuestal, sino la interiorización de que, a través de su estructuración, se pueden lograr los objetivos formulados.

Por lo tanto, de acuerdo al enfoque de los párrafos anteriores, dentro de una empresa, la responsabilidad de la gestión del presupuesto no recae únicamente en el área Financiera o de Control de Gestión, sino en cada persona que interviene o forma parte de un proceso o proyecto estratégico en particular de la compañía.

En ese sentido, se menciona lo 5 aspectos claves para la elaboración y gestión exitosa de un presupuesto:

 

I. Conocer el negocio

Dicho aspecto puede resultar obvio, sin embargo, en innumerables ocasiones se comete el error de elaborar el presupuesto exclusivamente a partir de los resultados existentes en los estados financieros, sin conocer cómo funcionan los procesos del negocio o la realidad por la que atraviesa la empresa ya sea en el presente o en un futuro próximo.

Por lo que es importante reconocer características fundamentales como la estacionalidad de las ventas, los procesos de fabricación de los productos y/o servicios, el portafolio de productos y sus atributos, la gestión operativa, etc.

Figura 1:  Para la realización de un presupuesto coherente se debe estudiar los procesos comerciales, operaciones, mercado potencial, capacidad financiera, etc.

 

II. Conocer la estrategia

Para estructurar un presupuesto es vital que los directivos realicen la llamada “evangelización” del plan estratégico. Por tanto, la implementación de la estrategia comprende una de las etapas iniciales predominantes, más no la única.

Dicho de otra manera, lo que causará mayor impacto no será exclusivamente el despliegue estratégico, sino la capacidad de comprometer a los equipos a través de una comprensión real de los beneficios y el método en que se conseguirán dichos objetivos, siendo para ello los líderes la llave de éxito en la gestión.

Figura 2:  Los líderes son los agentes de cambio llamados a la acción que promueven las acciones estratégicas para conseguir los objetivos de acuerdo al presupuesto establecido.

 

III. Reconocer indicadores claves

Cada vez que se elabora un presupuesto ya sea personal o empresarial, es imprescindible reconocer qué indicadores resultan claves para alcanzar los objetivos; de la misma forma identificar las acciones o decisiones a implementar que se encuentren plasmados en el plan estratégico y que tienen correlación o impacto con dichos indicadores.

Por ejemplo, si se hace referencia a un presupuesto personal cuyo objetivo es la compra de un departamento, se debe tener en claro que aspectos son vitales a la hora de tomar la decisión de compra (para algunos será la ubicación, para otros el metraje, el costo, etc.).

Igualmente considerar la gestión de las variables correlacionadas para llegar al fin establecido, es decir si existe una condicionante como el ahorro del 10% del valor del inmueble en el plazo de 2 años en una situación en la que no se espera recibir un nuevo ingreso en el corto plazo, razón que obliga a tomar la decisión de realizar recortes de gastos para cumplir con el objetivo propuesto.

Figura 3:  Un presupuesto definido de manera concisa debe incluir métricas sencillas y fáciles de comprender por el equipo de proyecto.

 

IV. Incorporar políticas, programas, objetivos y responsables

El presente aspecto clave tiene como finalidad integrar a todas las partes interesadas a la conformación del presupuesto. Para tal, las metas deben de ser claras, y además se requiere definir a los responsables de cumplirlas para poder realizar el seguimiento respectivo.

En consecuencia, estructurar una meta con nombre específico y con una directriz precisa ayuda a brindar una correcta retroalimentación en las fases de cumplimiento del proyecto o proceso conforme al presupuesto utilizado.

 

V. Esquema 360° de gestión presupuestal atado a la retroalimentación operativa

Un método importante para tener conocimiento certero de la consecución de objetivos o si se debe realizar ajustes en aspectos operativos para lograrlos, consiste en mantener un contacto constante con toda la línea del proceso de manera transversal.

Ejemplificando; al referirse a una entidad financiera, el monitoreo de un proceso transversal involucra tanto a la persona que promociona los créditos en la calle (quien brinda el contacto con la realidad del mercado), hasta los directivos, que son los encargados de recibir las diversas problemáticas identificadas, y que con sus conocimientos planifican e implementan las posibles soluciones y miden los impactos de las mismas.

Figura 4:  La gestión presupuestal comprende una visión 360° en la que la retroalimentación de los miembros del equipo es fundamental para obtener los resultados propuestos.

 

VI. Aspectos adicionales

Punto aparte, existen otros aspectos relevantes para la gestión estratégica del presupuesto que son importantes mencionar como: el alineamiento general, el rol de las iniciativas, la metodología de elaboración, el flujo de caja, etc.; sin embargo, si no se considera los cinco elementos presentados es probable que el cumplimiento del presupuesto sea casi como un juego de azar y no como una gestión exitosa del cambio organizacional.

 

VII. Conclusiones

La gestión estratégica del presupuesto, tal como se argumentó en el presente artículo comprende una visión integral en la que participan variables de conocimiento situacional de la organización, los objetivos propuestos, las estrategias aplicadas, el plan de acción, los indicadores claves y la retroalimentación 360° con la finalidad de generar rendimientos incrementales, disminuir el riesgo e incrementar el valor de los procesos o proyectos.

  

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